Unique Caribbean Holidays Limited
Déclaration de confidentialité destinée aux tour-opérateurs et aux agents de voyages
Mis à jour le: April 4th, 2019
Unique Caribbean Holidays Limited est une filiale de Unique Travel Corp (désignée par « Unique », « nous », « notre », « nos »), représentant, des hôtels Sandals and Beaches, dans le monde. Unique s’engage à protéger votre confidentialité. La présente Déclaration de confidentialité précise le type de données personnelles que nous collectons, la façon dont nous les collectons et dont nous les utilisons, ainsi que les entités avec qui nous les partageons.
Les « données personnelles » désignent les informations vous concernant qui pourraient vous identifier, telles que votre nom et vos coordonnées, vos préparatifs de vacances et votre historique de réservation. Les données personnelles ne comprennent pas les informations pour lesquelles il n'est plus possible de vous identifier, telles que les données regroupées rendues anonymes.
Aux fins de la législation relative à la protection des données, Unique est considérée comme étant « le responsable du traitement » des données personnelles traitées dans le cadre de la présente Déclaration de confidentialité. Cela signifie que nous sommes chargés de décider des modalités de détention et d'utilisation de vos données personnelles. Nos bureaux sont situés au 32 St Ives Street, Londres, SW3 2ND, Royaume-Uni. Si vous avez une quelconque question concernant la présente Déclaration de confidentialité, vous pouvez nous contacter à l’adresse : privacy@uniquecaribbean.co.uk.
Nous avons désigné un délégué à la protection des données (DPO), chargé de veiller au respect de la confidentialité de nos données. Si vous avez une quelconque question sur la présente Déclaration de confidentialité ou sur la façon dont nous traitons vos données personnelles, veuillez contacter le DPO à l’adresse : privacy@uniquecaribbean.co.uk.
La présente Déclaration de confidentialité s'applique à vos données personnelles que nous collectons, utilisons et traitons dans le cadre de votre relation avec nous en tant que représentant, agent de tour-opérateurs ou agent de voyages, et notamment lorsque vous réservez un voyage de familiarisation avec nous. Lorsque vous nous fournissez des données personnelles d’autres personnes (par exemple des invités qui vous accompagnent en voyage de familiarisation), vous devez leur fournir une copie de la présente Déclaration de confidentialité.
Nous pouvons fournir d’autres déclarations de confidentialité à des occasions spécifiques, lorsque nous collectons ou traitons des données personnelles vous concernant. Ces déclarations supplémentaires sont destinées à pleinement vous informer sur la manière dont nous utilisons vos données personnelles et sur leurs finalités. Elles doivent être lues conjointement avec la présente Déclaration de confidentialité.
Quelles informations vous concernant collectons-nous et pour quelles finalités les utilisons-nous ?
Les types de données personnelles vous concernant que nous pouvons collecter, stocker et utiliser sont énoncés dans le tableau suivant. Pour chaque cas, nous avons indiqué la finalité de notre utilisation et notre « base juridique » s’appliquant à leur traitement. La loi précise certaines « bases juridiques » en vertu desquelles nous sommes autorisés à utiliser vos données personnelles. Le plus souvent, nous nous appuierons sur une ou plusieurs des bases juridiques suivantes pour traiter vos données personnelles :
- Lorsque nous devons exécuter le contrat que nous avons conclu avec vous (c’est-à-dire, lorsque nous devons vous fournir les services que vous avez réservés) ;
- Lorsque nous devons nous conformer à une obligation légale ;
- Lorsque nos intérêts légitimes (ou ceux d'un tiers) le nécessitent et que vos intérêts et droits fondamentaux ne l'emportent pas sur ces intérêts ;
- Lorsque vous nous avez donné votre consentement pour procéder ainsi.
|
Catégorie des données personnelles |
Finalité pour laquelle nous utilisons ces données |
Base juridique |
|
Coordonnées personnelles, notamment le nom complet, le numéro de contact, l’adresse e-mail, l’adresse postale |
Vous contacter dans le cadre du voyage de familiarisation que vous avez réservé, ainsi que des services que vous nous fournissez et afin de percevoir et recouvrer les paiements qui nous sont dus Confirmer les préparatifs du voyage de familiarisation (par ex. les réservations de vols) Répondre aux demandes de brochures Vous contacter avec des promotions et des informations marketing (si vous êtes une personne physique, nous ne le ferons que si vous y avez consenti). Traiter les réclamations Gérer notre relation avec nous |
Nos intérêts légitimes à vous offrir un voyage de familiarisation afin de mieux connaître nos services. Nos intérêts légitimes à recouvrer les paiements qui nous sont dus. Nos intérêts légitimes à vous fournir des informations de marketing spécifiquement ciblées, ainsi qu'à développer notre entreprise Nos intérêts légitimes à fournir un service clientèle, à traiter vos réclamations et exécuter le contrat que nous avons conclu avec vous. Pour répondre à nos obligations légales Nos intérêts légitimes à tenir nos comptes et nos dossiers |
|
Date de naissance |
Réserver le voyage que vous avez demandé |
Nos intérêts légitimes à vous offrir un voyage de familiarisation afin de mieux connaître nos services. |
|
Nom(s) et date(s) de naissance des personnes qui vous accompagnent, notamment les enfants |
Réserver le voyage que vous avez demandé |
Nos intérêts légitimes à vous offrir un voyage de familiarisation afin de mieux connaître nos services. |
|
Détails du vol |
Coordonner les réservations et la prise en charge à l’aller vers et au retour de l'aéroport à destination de votre voyage. |
Nos intérêts légitimes à vous offrir un voyage de familiarisation afin de mieux connaître nos services. |
|
Dates du séjour |
Identifier les dates auxquelles vous avez réservé le voyage |
Nos intérêts légitimes à vous offrir un voyage de familiarisation afin de mieux connaître nos services. |
|
Nom de votre lieu d’accueil de villégiature |
Identifier le lieu de villégiature pour lequel vous avez réservé le voyage |
Nos intérêts légitimes à vous offrir un voyage de familiarisation afin de mieux connaître nos services. |
|
Intitulé du poste |
Pour confirmer votre éligibilité à bénéficier d’un avantage pour les agents |
Nos intérêts légitimes à vous fournir des avantages appropriés. |
|
Informations sur le passeport |
Confirmer votre nom complet pour votre vol et vérifier votre éligibilité à l'entrée dans le pays de destination (à savoir, votre passeport doit être valide et aucun visa n’être nécessaire). |
Nos intérêts légitimes à vous offrir un voyage de familiarisation afin de mieux connaître nos services. Nos intérêts légitimes à vous fournir un service complet |
|
Photographie(s) ou contenu vidéo |
À des fins marketing sur les réseaux sociaux (Facebook, Instagram et Twitter) et pour des rapports internes pour le compte de Sandals et Beaches Resorts. |
Votre consentement explicite (en signant le formulaire de décharge) |
|
Nom et numéro de téléphone de la personne à contacter en cas d’urgence |
En cas d’urgence |
Nos intérêts légitimes à joindre la personne à contacter en cas d’urgence, si un cas d’urgence se présente. |
|
Nom et coordonnées du responsable |
À utiliser en cas d’urgence avant et après le voyage et à utiliser également pour recueillir des commentaires. |
Nos intérêts légitimes à contacter votre responsable en cas d’urgence et également à discuter des commentaires recueillis. |
Catégories particulières de données personnelles
Certaines catégories d’informations personnelles, telles que l'ethnicité, la religion ou l’état de santé sont considérées comme étant des « catégories particulières » de données personnelles, car elles constituent des données plus sensibles. Nous essayons de limiter autant que possible les circonstances dans lesquelles nous traitons des catégories particulières de données personnelles, toutefois, nous pouvons également, à l'occasion, collecter, stocker et utiliser les catégories particulières de données personnelles indiquées dans le tableau ci-dessous.
Les « catégories particulières » de données personnelles plus sensibles nécessitent un niveau de protection plus élevé, c’est-à-dire que nous devons justifier davantage la collecte, le stockage et l’utilisation de ce type de données personnelles. Nous pouvons traiter des catégories particulières de données personnelles avec votre consentement explicite. Plus rarement, nous pouvons traiter ce type d'informations lorsque des actions en justice l’exigent.
|
Type de catégorie particulière de données personnelles |
Finalité pour laquelle nous utilisons ces données |
Base juridique |
|
Régimes alimentaires révélant ou suggérant une croyance religieuse ou philosophique ou un problème de santé. |
Minimiser les risques pour la santé (par ex. des réactions allergiques) et respecter les préférences des clients |
Votre consentement explicite |
|
Informations médicales pertinentes : traitement médical actuel, par exemple |
Dans le cas d’une urgence Minimiser les désagréments ou les risques pour la santé Pour votre sécurité |
Votre consentement explicite |
Les catégories particulières peuvent également couvrir d'autres exigences relatives à vos préparatifs de voyage qui peuvent contenir ou suggérer des informations vous concernant, considérées comme étant des données personnelles plus sensibles. Par exemple, vous pouvez demander que des repas spéciaux vous soient servis sur votre lieu de villégiature, ce qui impliquerait ou suggérerait que vous ayez des croyances religieuses particulières ou un problème de santé particulier.
En nous fournissant des informations relevant des catégories particulières de données personnelles, vous nous donnez explicitement votre consentement pour collecter, utiliser et partager ces informations avec des tiers et pour transférer ces données à l’extérieur de l’Union Européenne, comme décrit dans la présente Déclaration de confidentialité. La fourniture de ces informations relevant des catégories spéciales de données personnelles n’est pas obligatoire, cependant, si vous ne le faites pas, nous ne serons probablement pas en mesure de répondre à vos besoins. Cela s’applique également lorsque vous retirez votre consentement (voir la section ci-après Droit de retirer son consentement).
Veuillez noter que nous pouvons utiliser vos données personnelles à votre insu ou sans votre consentement, conformément aux règles suivantes : si nous y sommes tenus par la loi ou si nous croyons raisonnablement qu'il est nécessaire de protéger nos droits et/ou de nous conformer à des procédures judiciaires ou réglementaires, à une décision de justice ou à toute autre procédure légale.
Que se passe-t-il si vous ne fournissez pas les données personnelles que nous demandons ?
Si vous ne fournissez pas certaines informations que nous demandons, nous ne serons pas en mesure de fournir tout ou partie des éléments relatifs à votre voyage (réserver vos vols ou votre hôtel, par exemple).
Changement de finalité
Nous n’utiliserons vos données personnelles qu’aux fins pour lesquelles nous les avons collectées (comme identifiées précédemment dans la colonne Finalité pour laquelle nous utilisons ces données), sauf si nous considérons raisonnablement que nous devons les utiliser pour une autre raison compatible avec la finalité d’origine. Si nous devons utiliser vos données personnelles pour une autre finalité, nous vous en informerons et nous vous expliquerons la base juridique qui nous permet de procéder de la sorte.
Comment collectons-nous ces informations ?
Nous collectons généralement des données personnelles vous concernant lorsque vous réservez un voyage de familiarisation avec nous ou que vous nous contactez dans le cadre de votre fonction d’agent d’un tour-opérateur ou d'agent de voyages.
Par ailleurs, nous pouvons recevoir des informations personnelles vous concernant fournies par des tiers, tels que :
- Des entreprises engagées par nous pour vous fournir des services
- Des entreprises prenant part à l’organisation de votre voyage
Avec qui vos informations seront-elles partagées ?
Nous pouvons partager vos informations personnelles avec des tiers ou d’autres entités faisant partie du groupe, lorsque la loi l’exige, lorsque cela est nécessaire pour exécuter notre contrat conclu avec vous ou lorsque nous avons un autre intérêt légitime de procéder de la sorte.
Nous aurons besoin de partager vos données personnelles avec d’autres, y compris :
- Le lieu de villégiature de votre séjour ;
- La compagnie aérienne qui assure vos vols ;
- D’autres entités, faisant partie de notre groupe, qui prennent part au processus de réservation pour vous fournir des services ;
- Nos fournisseurs du système de réservation ;
- Notre fournisseur d’excursion si vous choisissez de réserver une excursion ;
- La fondation Sandals, si vous choisissez d’effectuer un don ;
- Des prestataires de services tiers à qui nous faisons appel pour fournir des services qui impliquent le traitement de données, par exemple, le service informatique et le service d’administration du système ;
- Des conseillers professionnels, notamment des équipes juridiques (en interne, mais également des cabinets d’avocats externes), des banquiers, des auditeurs et des assureurs, dans la mesure où ces informations sont pertinentes pour la réalisation de leurs services ;
Nous partagerons vos données personnelles avec d’autres entités faisant partie de notre groupe qui participent au processus de réservation des services qui vous sont fournis, dans le cadre de nos activités régulières de comptes-rendus en matière de performance de l’entreprise, à l’occasion d’une réorganisation de l’entreprise ou une restructuration du groupe ou pour le support de maintenance du système et l'hébergement des données.
Nous pouvons partager vos données personnelles avec des tiers, par exemple dans le cadre d’une vente ou d’une restructuration possible de l’entreprise. Nous pouvons également avoir besoin de partager vos données personnelles avec un organisme de règlementation ou autrement pour se conformer à la loi ou à une procédure judiciaire. Nous pouvons divulguer vos données personnelles si nous y sommes tenus par la loi ou si nous croyons raisonnablement que leur divulgation est nécessaire pour protéger nos droits et/ou pour nous conformer à des procédures judiciaires ou réglementaires, à une décision de justice ou à toute autre procédure légale.
Nous pouvons transférer les données personnelles que nous avons collectées à votre sujet au Royaume-Uni ou au Canada pour la réalisation de nos intérêts légitimes à héberger toutes les données sur nos serveurs centraux situés dans ce pays. La Commission européenne a pris une décision d’adéquation à l'égard du Canada, ce qui signifie que le pays est réputé assurer un niveau adéquat de protection de vos données personnelles.
Nous pouvons également transférer les données personnelles que nous collectons à votre sujet à des parties tierces situées dans les pays listés ci-après, notamment, aux États-Unis, au Panama, en Jamaïque, aux Bahamas, à Sainte-Lucie, à Antigua, à la Grenade, à la Barbade et aux Îles Turques et Caïques, afin de réserver le voyage de familiarisation que vous avez demandé. Vos données personnelles peuvent également être transférées au Honduras ou en Inde, où se trouvent nos équipes de maintenance des bases de données pour la réalisation de nos intérêts légitimes à maintenir ces bases de données. Il se peut que ces pays n'aient pas les mêmes normes de protection des données que l'UE.
Toutefois, pour garantir que vos données personnelles bénéficient d'un niveau de protection adéquat, nous mettrons en place des mesures de protection appropriées, telles que les clauses contractuelles types approuvées par l'UE afin de garantir que vos données personnelles soient traitées d'une manière cohérente et dans le respect des lois de l'UE et du Royaume-Uni relatives à la protection des données. Pour en savoir davantage sur cette mesure de protection, vous pouvez nous contacter à l’adresse : privacy@uniquecaribbean.co.uk.
Pour combien de temps conserverons-nous vos informations ?
Nous ne conserverons vos informations personnelles que pour une durée n’excédant pas celle nécessaire afin de réaliser les finalités pour lesquelles nous les avons collectées, notamment pour satisfaire à toutes les obligations légales, comptables et en matière de déclaration.
Pour déterminer la durée de conservation appropriée des données personnelles, nous tenons compte de la quantité, de la nature et de la sensibilité des données personnelles, du risque potentiel de préjudice résultant de l'utilisation ou de la divulgation non autorisée de vos données personnelles, des finalités pour lesquelles nous traitons vos données personnelles et de la possibilité de réaliser ces finalités par d'autres moyens, ainsi que des exigences légales applicables.
En règle générale, nous conserverons les informations pertinentes pour notre relation avec vous pendant une période pouvant aller jusqu'à sept ans après la date de votre séjour. Des circonstances exceptionnelles s’appliqueront ou pourraient s’appliquer aux données détenues par le service clientèle, lesquelles nous conserverons pendant 10 ans.
Dans certaines circonstances, nous pouvons rendre vos données personnelles anonymes afin qu'elles ne puissent plus vous être associées, auquel cas nous pouvons utiliser ces informations sans vous en aviser, car il ne s'agit plus de données personnelles.
Lorsque nous n’avons plus besoin de vos données personnelles pour les finalités pour lesquelles nous les avons collectées, notamment pour satisfaire à toutes les obligations légales, comptables et en matière de déclaration, nous les détruirons de manière sécurisée conformément aux lois et règlementations applicables.
Vos droits en ce qui concerne vos informations
Il est essentiel que les données personnelles que nous détenons à votre sujet soient exactes et à jour. N’hésitez pas à nous faire connaître les changements de vos données personnelles qui peuvent survenir au cours de notre relation, par exemple, en cas de déménagement.
Vous disposez de droits individuels que vous pouvez exercer dans certaines circonstances, sur les informations que nous détenons à votre sujet. Ces droits vous permettent de :
- Demander l'accès à vos données personnelles (généralement appelé « demande d'accès de la personne concernée ») et de demander certaines informations relatives à leur traitement ;
- Demander la rectification de vos données personnelles ;
- Demander l’effacement de vos données personnelles ;
- Demander la limitation du traitement de vos données personnelles ;
- S’opposer au traitement de vos données personnelles.
- Demander le transfert de vos données personnelles à une autre partie.
Si vous souhaitez exercer l’un de ces droits, veuillez nous contacter à l’adresse : privacy@uniquecaribbean.co.uk
Vous disposez également du droit de déposer une plainte à tout moment à l’autorité de contrôle en cas de problèmes relatifs à la protection des données.
Frais
Vous n'aurez généralement pas à payer de frais pour accéder à vos données personnelles (ou pour exercer les autres droits). Toutefois, nous pouvons exiger des frais raisonnables si votre demande d'accès est manifestement non fondée ou excessive. Par ailleurs, nous pouvons refuser d’accéder à votre demande dans de telles circonstances.
Informations vous concernant dont nous pouvons avoir besoin
Il se peut que nous ayons besoin de vous demander des informations particulières pour nous aider à confirmer votre identité et à garantir votre droit d'accéder à ces informations (ou d'exercer vos autres droits). Il s'agit d'une autre mesure de sécurité nécessaire pour s'assurer que les données personnelles ne sont pas divulguées à une personne qui n'a pas le droit de les recevoir.
Le droit de retirer son consentement
Dans certains cas précis où vous avez donné votre consentement à la collecte, au traitement et au transfert de vos données personnelles à une fin spécifique, vous avez, à tout moment, le droit de retirer votre consentement donné pour ce traitement spécifique. Pour retirer votre consentement, veuillez nous contacter à l’adresse : privacy@uniquecaribbean.co.uk. À la réception de la notification indiquant votre retrait de consentement, nous ne traiterons plus vos informations aux fins auxquelles vous avez initialement consenti, à moins que nous ayons désormais une autre base juridique pour le faire.
Modifications apportées à la présente déclaration de confidentialité
Nous nous réservons le droit de mettre à jour la présente déclaration de confidentialité à tout moment, et nous mettrons à votre disposition une copie modifiée de cette déclaration de confidentialité sur nos sites internet et nous vous en informerons lorsque nous procédons à des mises à jour importantes. Nous pouvons également vous informer, de temps à autre et par d'autres moyens, du traitement de vos données personnelles.
